Makkelijk zat! Druk op de aan/uit knop en de ‘home’-knop tegelijkertijd!

Je wil uit de eerste kolom de code gebruiken, omdat je een overzicht wil maken van het aantal minuten dat gespendeerd is per code. Het probleem is natuurlijk dat je dit niet kan doen, omdat er achter de code irrelevante info staat. Hoe doe je dit?

Voor dit soort zaken bestaan er in excel een aantal tekst-functies: LEFT(), RIGHT() en MID().

De LEFT() functie syntax is als volgt:

LEFT(cel met tekst; aantal karakters van links te beginnen)

Dus, in bovenstaand voorbeeld: als ik de CP code uit de tekst wil halen moet ik de eerste 17 karakters hebben, waarbij ik begin te tellen van links.

17 karakters, inclusief de spaties, punten en andere karakters. De formule ziet er dan zo uit:

Nu heb je heel eenvoudig met de LEFT() functie de CP-code geëxtraheerd uit een cel!

Na deze uitleg vermoed ik dat de RIGHT() functie ook wel duidelijk zal zijn: precies dezelfde als de LEFT() functie maar dan beginnen tellen van de rechterkant.

De MID() functie heeft een iets andere syntax en vraagt een heel klein beetje extra uitleg:

MID(cel met tekst; startpositie; aantal karakters)

Dus stel dat we uit de CP-code het blokje met de eerste 3 cijfers willen lichten, doen we dat zo:

Del.icio.us : excel, left(), tekstfunctie

Door de MOD() functie te gebruiken!

Nu, wat doet die MOD() functie eigenlijk?

Heel eenvoudig: de MOD() functie geeft je de rest, nadat een getal gedeeld wordt door een deler. Inderdaad, precies hetzelfde als die goeie oude staartdeling, van vroeger op school!

Ik leg uit: MOD(7;5) geeft als resultaat 2. Als je 7 deelt door 5, heb je de rest 2.

Aangezien in excel de cijfers achter de komma de tijd uitmaken, moet je dus ervoor zorgen dat wat uit je formule komt enkel de cijfers achter de komma zijn! Dit doe je zo:

MOD(datumveld;1)

Hieruit krijg je dus als rest de cijfers achter de komma: deze kan je dan opmaken als tijd en klaar!

Door middel van de INT() functie! Een alternatief is de ROUNDDOWN() functie.

Zoals in een vorige post aangegeven: excel stockeert een datum en tijd als een getal: het gehele getal vertegenwoordigt de datum, de cijfers achter de komma de tijd.

Als je de datum uit dit veld wil distilleren moet je er dus voor zorgen dat enkel het gehele getal uit je formule komt. INT() dus. INT() zorgt er voor dat je het gehele getal (de integer) uit het getal haalt.

INT(datumveld)

Een andere optie is om de functie ROUNDDOWN() te gebruiken: zoals het engelse woord je al deed vermoeden rondt deze functie een getal naar beneden af. Hierbij kan je kiezen op hoeveel cijfers na de komma je moet afronden – 0 in dit geval!

In kolom A & B bovenaan staan onze oorspronkelijke data, in kolom C & D bepalen we de rangschikking obv de functie RANK(), en in kolom A & B onderaan rangschikken we netjes van 1 naar 6.

Nu, wat doen we met gelijke scores, in de vorige post hebben we de score van Internazionale immers aangepast, om niet in de problemen te geraken.

Om problemen bij gelijke scores te vermijden stel ik volgende oplossing voor: in plaats van RANK() te gebruiken, met ‘t risico dat een positie niet voorkomt kan je volgende formule gebruiken:

Probleem: Je neemt het verschil van je einduur en je startuur, je vermenigvuldigt dit met je uurprijs en je komt een bedrag uit dat maar een fractie is van wat je zou moeten factureren!

Nu, hoe komt dit?

Veel wordt al duidelijk als je beide tijdstippen vertaalt naar ‘excel-taal’. Dit is, de formattering aanpassen naar ‘Number’ (of ‘Nummer’).

Excel bekijkt elk tijdstip dus als een geheel getal (voor de datum) en een aantal cijfers na de komma (om het tijdstip te bepalen). Zie ook de vorige post.

Hier zien we dus dat het verschil tussen eind- en starttijdstip gelijk is aan 0,37. Als je dit vermenigvuldigt met je eenheidstarief, zie je dat je inderdaad nooit rijk gaat worden .

Zoals we besproken hebben in een van de vorige posts, is 0,37 eigenlijk een deeltje van een geheel, dus een deeltje van een dag, met name 37% van een dag.

Aangezien een dag uit 24 uur bestaat, en we per uur betaald willen worden, is de rekening als volgt: 0,37 * 24 = 8,8799… uur. Dat klopt: tussen 16u19 ‘s namiddags en 7u26 ‘s morgens zit inderdaad bijna 9 uren verschil.

Onze formule ziet er dan als volgt uit:

Zo! Je balans ziet er ineens heel wat beter uit!

Nu, hoe doe je dit, zonder problemen?

De sleutel ligt in het begrijpen hoe excel omgaat met datums en tijd:

- Voor excel staat één dag gelijk aan waarde 1 in een decimale notatie. Probeer maar: voer “1” in (zonder aanhalingstekens) in een cel en formatteer deze als datum: je zal zien dat 1 januari 1900 overeenkomt met het cijfer 1, 2 januari 1900 met het cijfer 2, enzovoort…

- Om te begrijpen hoe excel omgaat met tijd moet je deze redenering gewoon doortrekken: als 1 staat voor een volledige dag, staat 0,5 voor een halve dag (of 12u), en 1/24 staat dan voor één uur.

Aangezien dit begrip centraal staat om te kunnen rekenen met tijd en excel, gebruiken we dit in een aantal voorbeelden, die ik toelicht in de volgende posts.

Ondertussen ben ik nog verder gevorderd als excel-gebruiker, en denk ik dat ik nog heel wat handige tips in huis heb om de bezoekers van deze blog verder te helpen met grote en kleine problemen in excel.

Zaken die ik onder meer wil behandelen zijn:

• Datum en tijd in excel: hoe kan ik hiermee beginnen rekenen & werken?
• Vlookup verder uitdiepen
• Weergave van data in grafieken
• …

Tot gauw!

Om onze excelblog op een nog professionelere manier te kunnen uitbouwen, gaan we vanaf nu verder met de excel tips en tricks op onze nieuwe website:

www.exceltips.be

De eerste dagen zullen wij volop bezig zijn om de huidige posts perfect over te brengen naar onze nieuwe webstek, na een week zullen we zeker en vast terug nieuwe posts uitwerken!

Floris en Steven

Oplossing: Ook hier: conditional formatting op basis van een formule.

Zoals je ziet in de afbeelding hierboven, zullen we op basis van de waarde in cel J2 ervoor zorgen dat je de gegevens in kolommen G en H wel of juist niet te zien krijgt.

Hiervoor selecteer je alle cellen die je wil onzichtbaar maken dmv deze truuk: in dit geval van G1 tot H14 (G1:H14). Daarna ga je naar “Conditional Formatting” en klik je op “New rule…”.

Selecteer dan “Use a formula to determine…”

Vul de volgende formule in:

=$J$2=0

Als formaat zorg je ervoor dat je de tekst in het wit zet (of de tekst dezeflde kleur als de achtergrond).

Tweemaal “Ok” klikken en klaar is kees! Als je nu cel J2 van waarde verandert (1 of 0) zal je zien dat de waarden respectievelijk zichtbaar en onzichtbaar zijn.